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随着毕业季的到来，众多同学们开始忙于撰写毕业论文。然而，对于众多人来说，更让人头疼的是如何让论文格式符合要求，这也是最基本的一点。为此，我们总结了Word排版的九大技巧，以援助大家更好地完成毕业论文。

使用样式

在编写论文时，一定要使用样式。除了Word原先所提供的标题、正文等样式外，还可以自定义样式。若果你发现自己是用选中文字然后用格式栏来设定格式的，一定要注意，想想其他地方是否需要相同的格式，若果是的话，最好就定义一个样式。对于相同排版表现的内容一定要坚持使用统一的样式，这样做能大大缩减工作量和出错机会。若果要对排版格式（文档表现）做调整，只需一次性修改相关样式即可。使用样式的另一个好处是可以由Word自动生成各种目录和索引。

使用交叉引用设置编号

在写论文时，一定不要自己敲编号，推举使用交叉引用，否则手动输入的编号极可能给你文章的修改带来无穷的后患。标题的编号可以通过设置标题样式来实现，表格和图形的编号通过设置题注的编号来完成。在写“参见第x章、如图x所示”等字样时，不要自己敲编号，应使用交叉引用。这样做以后，当插入或删除新的内容时，全部的编号和引用都将自动更新，无需人力维护。并且可以自动生成图、表目录。

对齐

一定不要用手动敲空格来达到对齐的目标。只有英文单词间才会有空格，中文文档没有空格。全部的对齐都应该利用标尺、制表位、对齐方式和段落的缩进等来进行。若果发现自己手动打了空格，一定要谨慎，想想是否可以通过其他方法来防止。同理，一定不要通过敲回车来调整段落的间距。

绘图技巧

论文中会用到众多图表，笔者强烈建议论文撰写者分清论文中的图形和表格，表格可以使用Word提供的工具进行编写，很简易，这里就不再赘述了。

参考文献的编辑和管理

若果你在写论文时才料到要整理参考文献，就已经太迟了，但总比论文写到参考文献那一页时才去整理要好。应该养成看文章的同时就整理参考文献的习惯。手工整理参考文献是很痛苦的，而且很容易出错。建议使用Reference Manager（note express也是特别好用的，而且大多数高校都有采购授权），它与Word集成得特别好，提供即写即引用(Cite while you write，简称Cwyw)的功能。你所做的只是像填表格一样地输入相关信息，如篇名、作者、年份等在文章中需要引用文献的方插入标记，它会为你生成特别美观和专业的参考文献列表，并且对参考文献的引用编号也是自动生成和更新的。这除了可以保持格式上的一致、规范，缩减出错机会外，更可以防止正文中对参考文献的引用和参考文献列表之间的不匹配。并且从长遥来说，本次输入的参考文献信息可以在今后重复利用，从而一劳永逸。

使用分节符

若果期望在一篇文档里得到不同的页眉、页脚、页码格式，可以插入分节符，并给每一节设置不同的格式。

使用子文档

学位论文至少要几十页，且包括大量的图片、公式、表格，比较巨大。若果全部的内容都保存在一个文件里，打开、保存、关闭都需要很长的时间，且不保险。建议论文的每一章保存到一个子文档，而在主控文档中设置样式。这样每个文件小了，编辑速度快，而且就算文档损坏，也只有一章的损失，不至于全军覆灭。建议先建主控文档，从主控文档中创建子文档，个人感觉比先写子文档再插入到主控文档要好。

准时保存、多做备份

设置自动保存，还有一有空就Ctrl S。不但Word不行靠，Windows也不行靠，每天的工作都要有备份才好。Word提供了版本管理的功能，将一个文档的各个版本保存到一个文件里，并提供比较合并等功能。不过保存几个版本后文件就大得不得了，而且一个文件损坏后全部的版本都没了，个人感觉不好用。依然多处备份吧。另外提示一下，插入的图片、和公式最好单独保存到文件里另做备份。否则，哪天打文档时发现自己辛辛苦苦的编辑的图片和公式都变成了大红叉，哭都来不及了。

大纲视图与文档结构图

使用大纲视图写文章的提纲，调整章节次序比较便利。使用文档结构图让你便利地定位章节。

总之，以上九点都是关于排版的建议，作者照顾的重点是文章的内容。文章的表现就交给Word去处理。若果你发现自己正在做与文章内容无关的繁琐的排版工作，一定要停下来学一下Word的援助，因为Word早已提供了足够强大的功能。

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